Nutzungsbedingungen Datensicherung.NRW bereitgestellt durch die Universität Duisburg-Essen

Geltungsbereich und Zweck

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung des landesweiten Backup-Dienstes “Datensicherung.nrw”, der von der Universität Duisburg-Essen als dienstgebende Hochschule betrieben wird. Dieser Dienst allen staatlichen Hochschulen und Forschungseinrichtungen im Bundesland Nordrhein-Westfalen zur Verfügung. Eine dienstnehmende Einrichtung im Sinne dieser Nutzungsbedingungen ist jede staatliche Hochschule oder Forschungseinrichtung in Nordrhein-Westfalen, die am Service Datensicherung.nrw teilnimmt und die entsprechende Serviceleistung der Universität Duisburg-Essen in Anspruch nimmt. Der Dienst dient der standortredundanten Sicherung und Wiederherstellung lokaler Rechnersystem und Server. Er darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken verwendet werden. Eine private oder kommerzielle Nutzung ist nicht gestattet.

Voraussetzungen

Die Nutzung des Dienstes Datensicherung.nrw ist nur staatlichen Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Nordrhein-Westfalen gestattet, die eine vertragliche Vereinbarung mit der Universität Duisburg-Essen abgeschlossen und das erforderliche Onboarding-Verfahren durchlaufen haben.

Die Nutzung ist ausschließlich unter folgenden Bedingungen zulässig:

Der Dienst steht nur Beschäftigten der teilnehmenden Einrichtungen zur Verfügung.
Ein gültiges Benutzerkonto im Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem (z. B. IDM.nrw, Shibboleth) der jeweiligen Einrichtung ist erforderlich.
Mit der Nutzung des Dienstes Datensicherung.nrw erklären die Nutzenden ihr Einverständnis zu diesen Nutzungsbedingungen.
Es dürfen nur dienstlich genutzte Systeme (im Folgenden Clients genannt) an den Dienst angebunden werden.
Auf jedem angebundenen Client muss der Commvault Agent installiert, ordnungsgemäß konfiguriert und funktionsfähig sein.
Eine permanente Netzwerkanbindung des Clients (ausgenommen Endgeräte) an das Hochschulnetz wird vorausgesetzt.
Die Netzwerkinfrastruktur des Clients muss für das erwartete Sicherungsvolumen geeignet sein.
Der Dienst darf nur zur Sicherung rechtlich zulässiger Daten gemäß geltendem Recht genutzt werden.
Die Verantwortung für die Einhaltung datenschutzrechtlicher und vertraglicher Vorgaben liegt bei der dienstnehmenden Einrichtung.
Bei begründetem Verdacht auf Verstöße gegen diese Bedingungen kann der Zugang gesperrt werden.

Pflichten der Nutzenden

Nutzende verpflichten sich:

den Dienst ausschließlich für dienstbezogene Zwecke zu verwenden.
keine rechtswidrigen Inhalte oder personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage zu speichern.
Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
sicherzustellen, dass durch ihre Nutzung keine Betriebsbeeinträchtigung oder Sicherheitsrisiken entstehen.
die Verantwortung für Nutzung und sichere Aufbewahrung von optionalen Commvault Passkeys zu übernehmen.
die Funktionsfähigkeit des Commvault Agenten auf ihren Clients sicherzustellen.
erforderliche Updates des Commvault Agenten regelmäßig durchzuführen.
bei erforderlichen Datenmigrationen infolge von Technologiewechseln mitzuwirken.
bei Wegfall eines Clients den Status „Ausmustern“ im Dienst zeitnah zu setzen, um Ressourcen freizugeben und den Betrieb zu optimieren.

Verantwortlichkeiten und Rollen

Die dienstgebende Hochschule (Universität Duisburg-Essen) stellt die technische Infrastruktur bereit und ist für den Betrieb, die Wartung und die Sicherstellung der Verfügbarkeit des Dienstes verantwortlich.

Die dienstnehmende Einrichtung ist für die Inhalte der gespeicherten Backupdaten sowie für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Zusammenhang mit diesen Daten verantwortlich. Sie erteilt Weisungen über benannte Dienstadministratoren und ist zuständig für die Verwaltung der Nutzerberechtigungen.

Speicher- und Löschregeln

Die Speicherung der Backupdaten erfolgt verschlüsselt. Standardmäßig werden Backupdaten 120 Tage aufbewahrt, sofern keine abweichende Frist durch die dienstnehmende Einrichtung konfiguriert wurde. Backups, die älter als der definierte Aufbewahrungszeitraum sind, werden automatisch aus dem Dienst entfernt. Die jeweils aktuellste Version des Backups eines Clients bleibt darüber hinaus auf unbestimmte Zeit im Dienst gespeichert, solange der Client aktiv ist.

Die dienstnehmende Einrichtung kann jederzeit eine vollständige Löschung aller Backups eines Clients oder einzelner Backupdaten anweisen. Die Umsetzung erfolgt durch die dienstgebende Hochschule (UDE) gemäß Weisung und wird protokolliert. Nach abgeschlossener Löschung ist eine Wiederherstellung technisch nicht mehr möglich.

Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO und dient der Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes. Insbesondere werden keine personenbezogenen Daten unbefugt an Dritte weitergegeben. Detaillierte Informationen zum Datenschutz sind unter der Datenschutzerklärung zu finden. Der Zugriff auf Backupdaten ist mandantenspezifisch begrenzt. Die dienstgebende Hochschule nimmt nur auf Weisung der dienstnehmenden Einrichtung Einsicht in die Backupdaten. Die Möglichkeit zur Einsichtnahme kann durch die dienstnehmende Einrichtung durch die Konfiguration von optionalen Passkeys unterbunden werden. Alle sicherheitsrelevanten Aktivitäten werden protokolliert. Alle Datenspeicherungen und -übertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt.

Haftung

Die dienstgebende Hochschule haftet gegenüber der dienstnehmenden Einrichtung nur für Schäden, die sie, ihre Mitarbeitenden oder von ihr mit der Vertragsdurchführung Beauftragte bei der Erbringung der vertraglichen Leistung grob fahrlässig oder vorsätzlich verursachen. Eine uneingeschränkte Verfügbarkeit des Dienstes kann nicht garantiert werden. Insbesondere Wartungsarbeiten oder Ereignisse, die außerhalb des Einflussbereichs der dienstgebenden Hochschule liegen, können zu einer vorübergehenden Einstellung des Dienstes führen. Die dienstgebende Hochschule behält sich das Recht vor, die Nutzung des Dienstes vorübergehend einzuschränken oder einzelne Benutzerkennungen zeitweise zu sperren, sofern dies zur Störungsbeseitigung, Systemadministration oder aus Gründen der Systemsicherheit erforderlich ist. Für die Inhalte der gespeicherten Backupdaten ist ausschließlich die dienstnehmende Einrichtung verantwortlich.

Support

Support wird durch die dienstnehmenden Einrichtungen bereitgestellt. Die Unterstützung erfolgt über die Supportinfrastruktur der jeweiligen Einrichtung. Details zum konkreten Ablauf und Umfang des Supportprozesses sind bei der zuständigen Dienstadministration zu erfragen.

Beendigung der Nutzung

Nach Beendigung der Nutzung durch einzelne Nutzende oder durch eine dienstnehmende Einrichtung erfolgt keine automatisierte Löschung der gespeicherten Backupdaten. Die gespeicherten Daten verbleiben im System und werden entsprechend den jeweils konfigurierten Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht. Unabhängig davon bleibt das jeweils letzte und aktuellste Backup eines Clients dauerhaft im System gespeichert, sofern keine abweichende Anweisung erfolgt. Die dienstnehmende Einrichtung ist verpflichtet, während der Vertragslaufzeit aktiv Weisung zu erteilen, wenn bestimmte Backupdaten vollständig aus dem Dienst entfernt werden sollen. Die Löschung erfolgt durch die dienstgebende Hochschule auf Grundlage der entsprechenden Anweisung der dienstnehmenden Einrichtung.

Schlussbestimmungen

Die dienstgebende Hochschule behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit, mit oder ohne Vorankündigung, zu ändern. Die Nutzenden werden über wesentliche Änderungen der Nutzungsbedingungen informiert. Diese Informationen können per E-Mail oder durch Veröffentlichung auf der Website der dienstgebenden Hochschule bereitgestellt werden. Mit der fortgesetzten Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten geänderter Nutzungsbedingungen erklären sich die Nutzenden mit diesen einverstanden. Sollten die Änderungen für die Nutzenden unzumutbar sein, steht ihnen das Recht zu, den Dienst zu kündigen. Änderungen und Ergänzungen dieser Nutzungsbedingungen bedürfen der Schriftform, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird. Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies nicht die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Nutzenden oder dienstnehmenden Einrichtungen finden keine Anwendung. Auf diese Nutzungsbedingungen findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten, die im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen stehen, ist Essen.